– Tập 3 – Flow và story của Proposal

Photobucket

Dù là tòa nhà cao tầng hay tủ sách, quan trọng nhất là có được một khung sườn thật vững chãi. Như bài tập làm văn, nếu FLOW – mạch chuyện không ổn thì sẽ khiến người đọc không còn muốn theo dõi đến trang cuối cùng. Nếu flow của proposal thiếu logic sẽ làm khách hàng lúng túng khi đang từng bước tìm hiểu ý tưởng của bạn.

 

Không loanh hoanh nữa, chúng ta bắt đầu với

BƯỚC 1: PHÁC THẢO CONCEPT MAP

Concept map đơn giản là một sơ đồ bạn lập ra để thấy từ điểm khởi đầu A đến điểm kết thúc B phải đi qua bao nhiêu bước.

VD 1: Mỗi ý chính đều được liên kết chặt chẽ với nhau, như đang lên dàn ý với đầy đủ mở bài, thân bài, kết luận, từng bước một dẫn người nghe đến kết quả cuối cùng:

Photobucket

VD 2: Một dự án TYM đã thực hiện cách đây nửa năm và proposal gần 180 slides đã có concept map đơn giản như sau:

1. Bức tranh toàn cảnh thị trường mạng điện thoại

2. Chân dung khách hàng mục tiêu, insight và những thay đổi về hành vi của giới trẻ, đặc biệt trong việc quyết định chọn mạng điện thoại

3. Đối thủ cạnh tranh: 3 đối thủ chính đang có lợi thế, điểm yếu gì trong dịch vụ, sản phẩm, các hoạt động marketing trong năm qua…

4. Vấn đề thương hiệu đang phải đối mặt

5. Những câu hỏi đặt ra để chuyển yếu điểm thành lợi điểm

8. Câu trả lời – Ý tưởng truyền thông cho năm 2010: 3 options ý tưởng được trình bày trong khoảng 80 slides. Dưới là hình TYM chụp lại được khi nhóm đang phân chia số slide từng phần cho ý tưởng đầu tiên.

Photobucket

9. Kết quả trong ngắn hạn

10. Kết quả dài hạn

11. Kế hoạch dự phòng

12. Ngân sách và timeline

Mỗi proposal sẽ có cách dẫn dắt riêng tùy vào nội dung và qua việc phác thảo concept map, bạn và cả nhóm sẽ dễ bàn luận và thống nhất thứ tự từng bước dẫn dắt của proposal sao cho dễ hiểu. Tất cả slide đều nằm gọn trên tờ A4 nên dễ phát hiện ra các lỗi về bố cục: dành nhiều “đất” cho một vấn đề không quan trọng, ý tưởng chính trình bày vẫn còn chưa “đã”, kết thúc vội vàng quá so với mở đầu – “đầu voi đuôi chuột”, vài ý kết nối với nhau chưa chặt…

Photobucket

Concept map còn giúp bạn dễ sáng tạo cách kể chuyện. Cùng một vấn đề nhưng nếu bạn tìm ra cách kể sáng tạo, góc nhìn và cách dẫn đắt thú vị hơn thì chắc chắn sẽ tạo ấn tượng mạnh với người nghe.

Proposal cần một xương sườn vững chãi trước khi đắp lên da thịt vì vậy thời gian bỏ ra cho concept map sẽ là hoàn toàn xứng đáng. Sau khi concept map đã thật logic, nhịp nhàng thì đó là lúc chúng ta chuyển sang

BƯỚC 2: LÊN BOARD

Các bạn phải hết sức bình tĩnh, đừng quá phấn khích, chúng ta vẫn chưa đụng đến máy tính vội!

Bạn cần thật nhiều sticker (giấy note vàng) hoặc có thể tận dụng giấy A4 đã xài một mặt (sống xanh chút bạn ơi!) cắt làm đôi hoặc làm bốn. Sau đó bạn bắt đầu ghi nội dung và vẽ minh họa lên trên từng mảnh giấy ấy. Ghi đến đâu chúng ta dán lên tường đến đó:

Photobucket

Lưu ý: Nếu nội dung của mỗi slide không thể viết trong 1 câu hay nằm gọn trong mảnh giấy thì sẽ có 2 trường hợp:

1. Điều bạn muốn nói trong slide quá phức tạp, hãy tìm cách gọt lại câu chữ, tìm một ý đơn giản hơn thậm chí chẻ ý đó ra 2,3 tờ giấy khác để dẫn dắt.

2. Bạn đang cố nén 2,3 ý trong 1 slide. Người nghe chỉ có thể tập trung vào 1 điều bạn nói  ở mỗi slide mà thôi. Đừng quên đây không phải là báo cáo cuối năm mà bạn có thể nhồi nhét quá nhiều chi tiết.

Vẽ minh họa trên sticker sẽ làm bạn muốn nói sinh động hẳn lên, nhìn vào cả board sẽ như một quyển truyện tranh hấp dẫn. Đừng sợ xấu đẹp, miễn sau khi nhìn lại bạn vẫn nhớ mình vẽ gì là ok. Ngoài ra, bạn cũng có thể in hình ra và dán cạnh vào sticker nếu vẽ không ra ý.

Photobucket

TYM tin chắc đây là lúc vui nhất trong quá trình gian nan làm proposal, mọi người sẽ tha hồ bình phẩm các “kiệt tác” của nhau, hehe…

Làm board sẽ truyền cảm hứng sáng tạo cho cả nhóm và tính luôn đến việc chọn hình để minh họa cho từng ý. Chỉ cần đứng xem 1 vòng, các bạn sẽ có thể góp ý cho nhau về cách trình bày, câu chữ và hình ảnh ví dụ.

Tóm lại, một board tốt là khi nhìn lên tường bạn “thấy” ngay được 50% proposal của mình đã hoàn thành. Dưới đây là vài hình ảnh thực tế TYM đã trải qua để bạn đọc dễ hình dung.

VD 1: Vừa hình vẽ, vừa hình tìm trên internet để minh họa cho ý muốn nói:

Photobucket

Cá nhân TYM thì thích hình mọi người tự vẽ hơn, vừa vui, đầy cảm xúc và vừa nhanh, tiết kiệm giấy:

Photobucket

Các bạn đừng quên khi đưa lên board chúng ta cũng phải để theo thứ tự trình bày ngay từ đầu để đỡ mất công sắp xếp. Cách hay làm nhất là dán từng tờ giấy cột mốc (đã làm ở concept map) lên theo thứ tự trái sang phải, những ý con thì dán phía dưới.

Trong hình là anh Jacob, stragic planner, đang xem lại flow lần cuối cùng trước khi cho tất cả “lên máy”:

Photobucket

Photobucket

VD 2: Phủ đầy mặt bàn là các ý tưởng cho dự án, do không thể dán lên tường phòng họp được nên phải để lên bàn và sau đó chụp hình lại (nhưng về sau thì bức tường vẫn bị tấn công!).

Photobucket

15 phút sau thì cả phần ghế sát tường xung quanh cũng không còn chỗ trống:

Photobucket

Daryl, một sếp trẻ tài năng, người đã dạy cho TYM những bài học đầu đời trong việc làm proposal:

Photobucket

VD 3: Lên board cho 2 proposal cùng lúc
Photobucket

Photobucket

VD 4:

Photobucket

Photobucket

Photobucket

VD 5:
Photobucket

Photobucket

Photobucket

Chính khi chẻ ý ra thành từng sticker sẽ là lúc bạn phát hiện nhiều slide thừa và “vèo” vào thùng rác. Để proposal thật sắc bén, bạn phải tỉnh táo lấy ra những gì không hỗ trợ cho thông điệp chính của Proposal. Càng ít slide thì bài thuyết trình càng cô đọng và giúp thông điệp truyền đi sâu hơn, “tầm sát thương” cao hơn. Như một nguyên tắc trong viết kịch bản mà TYM thường hay áp dụng là:

Nếu đầu phim ta thấy một khẩu súng thì cuối phim bắt buộc phải có tiếng đạn.

Photobucket

Concept map và Board là 2 công cụ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian nhưng dù sao cũng chỉ là phương pháp hỗ trợ bạn đi vào chi tiết mà vẫn giữ được tầm quan sát bên ngoài.

Xin nhớ:

Một flow rõ ràng, rành mạch sẽ dễ dàng chỉ ra ý tưởng của bạn èo uột thế nào, và không bao giờ có kĩ thuật giúp che đi một ý tưởng tồi.

Photobucket

Phew, giờ thì bạn có thể sờ vào chú chuột vi tính được rồi.

BƯỚC 3: SOẠN OUTLINE

Sau đây là thao tác làm proposal trên power point mà TYM hay thấy:

Đứng ở cửa sổ slide, gõ nội dung vào, chèn hình, kéo hình to ra nhỏ lại, tô màu cho chữ, in đậm, nghiêng sau đó thấy màu không đẹp lắm nên đổi, chèn vào thêm một hình tam giác, tô màu cho tam giác đó 2,3 lần sau cho hợp với màu nền, rồi đổ bóng, tăng độ dày của đường viền lên, nhìn lại lần nữa thấy hình ban đầu đưa vào chưa đẹp nên lên google tìm hình khác, chèn vào, thu nhỏ hình lại chút, kéo qua trái, nhích qua phải, chèn animation vào, chèn thêm 1 effect cho hình tam giác, phew, tạm xong 1 slide, sau đó chuyển qua làm slide tiếp theo!

Photobucket

Việc đầu tiên khi bắt đầu soạn proposal trên máy phải là HOÀN TẤT NỘI DUNG. Những thao tác trên không có gì sai nhưng nó làm bạn cắt ngang dòng suy nghĩ hệ thống, không tập trung suy nghĩ vào nội dung. Tuy đã có 2 bước đầu tiên giúp bạn phần nào có khung sườn vững nhưng khi đưa lên máy sẽ là lúc để hoàn thiện flow một lần nữa và chắc chắnsẽ có những slide bất chợt sinh ra hay bị giết đi.

Vì vậy bạn hãy đứng ở phần outline và bắt đầu lấp đầy nội dung từ đầu cho đến slide Thank you, trên nền trắng, chữ đen và không cần lo gì đẹp xấu.

Photobucket

 

BƯỚC 4: GỌT DŨA NGÔN TỪ

Đã đụng đến viết thì muôn ngàn điều để nói, sau đây là một vài lưu ý khi bạn bắt đầu chỉnh sửa câu từ:

– Hạn chế dùng quá nhiều tính từ và trạng từ sẽ làm câu văn bớt văn hoa. Chọn những danh từ và động từ đắt, cụ thể để người đọc cảm nhận được điều gì đang diễn ra chỉ bằng một câu ngắn gọn.

– Hạn chế dùng văn nói “Ngoài ra, chúng ta còn…”, “Bên cạnh đó,…”, “Không nghi ngờ gì…”, “TYM cho rằng…”, “Những ý trên…”,

– Hạn chế dùng bị động. Thì chủ động luôn làm câu văn đơn giản và trong sáng.

– Hạn chế dùng “rất”, “rất nhiều”, “rất ít”, “khá”…

– Đừng dùng chữ giải thích quá nhiều nếu hình ảnh minh họa đã làm được việc đó.

– Đừng viết xai chính tả. Dù chỉ là một dấu câu cũng sẽ khiến người xem cảm giác bạn chuẩn bị bài thuyết trình trong vội vã. TYM biết mần tuổi này rồi thì bạn đọc sẽ không dễ gì viết sai đâu nhưng đa phần chúng ta bị lỗi này vì bộ gõ tiếng Việt có vấn đề. Hiện tại TYM đang xài Mac và khi cách ra một chữ  thì bỗng nhiên dấu câu lại biến mất!

– Hạn chế dùng dấu cảm thán. Nếu ý của bạn không đủ sức làm người đọc giật mình thì thêm vào dấu đó cũng không khá gì hơn.

– Nếu proposal viết bằng tiếng Anh thì nên nhờ một người bản xứ xem qua, việc này không tốn nhiều thời gian đâu.

Kỹ năng viết đòi hỏi một thời gian dài rèn luyện, người nào dành nhiều thời gian cho nó thì sẽ có được tốc độ và hình thành phong cách riêng cho mình. Vì vậy bạn hãy “giành” cơ hội viết cũng như xem đi xem lại các proposal mà bạn sưu tầm được khi có dịp .

Bạn cũng nên tìm đọc “A writer’s coach – Jack Hart” và “The elements of style – William Strunk & E. B. White” – hai tác phẩm rất rất hay sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng viết với nhiều ví dụ dễ hiểu và hệ thống rất mạch lạc:
Photobucket Photobucket

Tóm lại là câu càng gọn, ý càng mạnh.

BƯỚC 5: REVIEW

Sau khi xong nội dung, chúng ta cần phải Review (kiểm tra) lần cuối cùng. Lưu ý quan trọng là đừng nhìn vào màn hình và sửa từng slide một. Để hoàn thành bất cứ việc gì, bạn đều phải trải qua 2 giai đoạn: DO và REVIEW. DO (làm) là tập trung vào chi tiết trong khi REVIEW là đứng ở ngoài quan sát để có cái nhìn bao quát nhất có thể. Nếu sửa từng slide thì bạn đang bắt bộ não của mình trở đi trở lại 2 chế độ này liên tục gây “hao não” và mất thời gian.

Vài cách TYM thường làm để bạn tham khảo:

1. In ra (handout thôi, 2 hoặc 4 slides trên 1 tờ A4) và cầm cây viết đỏ để đánh dấu từng phần bị sai (giống như giáo viên chấm bài vậy á!).

2. Nhờ một người khác đọc to lên, khi nghe lại chắc chắn bạn sẽ tìm ra những lỗi mới. Đôi khi đọc lên ta mới nhận ra câu văn chưa mượt mà lắm, cần chải chuốt câu chữ thêm.

3. Nhờ một bạn ở ngoài nhóm đọc từ đầu đến cuối mà không cần giải thích, những đoạn mắt bạn khựng lại, mặt đăm chiêu chính là những điểm chưa chặt trong flow. Đôi khi cần một người ngoài với tâm trí tỉnh táo để giúp chúng ta nhìn ra những lỗi mà do đã quá quen với proposal nên không nhận ra. Giang hồ gọi là “người ngoài cuộc thì luôn tỉnh táo hơn”.

Photobucket

Sau khi xong, bạn chỉ việc trở lại màn hình power point để sửa từng lỗi. Sau 1 đến 2 lần “sửa bài” thì bạn xem như đã hoàn thành xương sườn cho bài proposal, YEAH!!

Thật hên là chỉ có 5 bước, hì hì… Với sự kĩ lưỡng cùng với phối hợp nhóm tốt, TYM chắc chắc bạn sẽ soạn cho mình một proposal thật vững vàng về cấu trúc.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s