– Tập 4 – Kĩ thuật trình bày proposal

Photobucket

Sau bài 5 bước để có flow proposal tốt, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm một vài tip (thủ thuật) giúp bạn củng cố thêm cho bố cục proposal của mình. Lưu ý rằng 5 tips này hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm cá nhân của TYM vì vậy trước khi xài các bạn nên gác chân lên trán suy nghĩ cẩn thận (không gác tới nhớ kêu TYM đến giúp).

TIP 1/5: ĐẾM SLIDE

 

Đôi khi ta sa đà vào những ý mình thích hay dễ tìm ví dụ minh họa, dẫn đến việc phân bố slide cho từng phần không hợp lý. Chẳng hạn như ý phụ nói trong 5 slides, ý chính lại chỉ nói trong 3 slides. Khi xem, khách hàng sẽ cảm giác ý chính không được đầu tư lắm và sẽ có những thắc mắc không cần thiết.

Cách mà người sếp đầu đời đã chỉ cho TYM là mở chế độ View/ Slide sorter và ĐẾM SLIDE, nếu thấy tình trạng trên xảy ra thì lập tức chỉnh sửa ngay, ý chính luôn phải có nhiều “đất” hơn so với ý phụ.

Photobucket

TIP 2/5: OPEN STRONG, END STRONG

Mở đầu và kết thúc đều phải thật mạnh. Như xem một bộ phim, thường bạn sẽ nhớ đến đoạn mở đầu và kết thúc nhất phải không nào?

Có 1001 cách để thực hiện điều này, mở đầu bằng một câu nói hiểm hóc, kết thúc bằng một câu hỏi thật sắc… Dưới đây là những ví dụ proposal có mở đầu và kết thúc ấn tượng bằng cách sử dụng những hình ảnh đẹp, giàu cảm xúc. TYM nghĩ đây là cách tốt nhất vì hình ảnh luôn gây ấn tượng nhanh và mạnh so với câu chữ, dĩ nhiên là chỉ khi được đầu tư thiết kế thật đẹp.

VD 1: Slide đầu tiên của một bài thuyết trình về kỹ năng nói trước công chúng

Photobucket

Kết thúc:

Photobucket

VD 2: Marketing plan cho thương hiệu bánh Pháp Givral đã có mở đầu và kết thúc rất đơn giản nhưng sang trọng, phù hợp với định vị thương hiệu:

Photobucket

End:

Photobucket

VD 3: Proposal cho chương trình VietShow với nội dung là truyền thống văn hóa 3 miền

Photobucket

End:

Photobucket

VD 4: Digital Marketing proposal cho Vang24, vàng khè từ đầu đến cuối, hehe

Photobucket

End:

Photobucket

Bạn hãy đầu tư hợp lý để có được sự khởi đầu cũng như kết thúc ấn tượng, khiến khách hàng vừa xem là rớt con mắt ra ngoài, đêm về vấn vương. Dĩ nhiên hình ảnh không phải là cách duy nhất, bạn có thể nghĩ thêm nhiều cách khác để bảo đảm sự mở đầu bàng hoàng, kết thúc ngỡ ngàng cho người xem, và không nhất thiết phải nằm trong proposal của bạn. Một mô hình lego đặt cái đùng lên bàn họp, một bài hát live hay một câu đố vui vui… là những cách đóng mở buổi thuyết trình mà TYM đã từng chứng kiến, thật không thể nào quên!

TIP 3/5: OVERVIEW

Bạn cần cho khách hàng xem một bức tranh toàn cảnh những gì vừa nói hoặc sắp nói trong vài trường hợp sau:

– Agenda – Outline: Khi giới thiệu những nội dung chính trong proposal.

– Kết thúc một chặng của chiến dịch: Chuẩn bị chuyển qua các hoạt động trong giai đoạn tiếp theo.

– Kết thúc proposal: Tóm tắt lại trước khi bắt đầu phần hỏi đáp của khách hàng

Những slide tổng hợp này sẽ giúp người xem hệ thống lại các nội dung vừa nghe để chuẩn bị cho phần tiếp theo hoặc đặt câu hỏi mà không phải lật đi lật lại những slide trước. Có nhiều cách để tóm tắt các ý lại nhưng xin bạn đừng dùng cách nhàm chán như thế này:

Photobucket

Sau đây là một vài ví dụ mà người soạn proposal đã làm”mát mắt” người xem khi hệ thống nhiều nội dung trong 1 slide:

VD 1: Chuẩn bị vào chi tiết 5 hoạt động digital marketing trong năm 2010

Photobucket

VD 2: Hệ thống lại các agency sẽ tham gia vào chiến dịch Clear hunter 2009

Photobucket

VD 3: Tổng hợp những thông tin cơ bản về dự án activation trước khi bước vào phần kế hoạch hành động cho Mead Johhson

Photobucket

VD 4: Tổng hợp 6 nhóm vấn đề sẽ đề cập…

Photobucket

…sau đó đi vào từng phần cũng chưa muộn:

Photobucket

VD 5: Slide tổng hợp các ý tưởng theo kênh truyền thông  kèm hình ảnh khách hàng nhớ lại chi tiết và chuẩn bị đặt câu hỏi phản biện

Photobucket

VD 6: Trước khi vào chi tiết giai đoạn 1, TYM muốn cho khách hàng có cái nhìn qua về các hoạt động sắp được trình bày

Photobucket

VD 7: Tổng hợp 4 giai đoạn của chiến dịch với đầy đủ mục tiêu, kênh truyền thông và thời gian

Photobucket

VD 8: Slide tổng hợp cho người xem nắm được là sẽ có 6 phần nội dung được đề cập:

Photobucket

Sau đó đi vào từng phần:

Photobucket

Với công cụ Smart Art của Power Point 2007 thì việc tạo các flow chart sẽ không còn mất nhiều thời gian. Vì vậy bạn đọc TYM nhớ đừng quên gói ghém mọi thứ lại thật gọn trước khi đưa “khán giả” của mình bước qua một phần mới nha!

TIP 4/5: THỨ TỰ TRƯỚC SAU

Nếu bạn có 3 ý tưởng theo thứ tự: 1 là ý tưởng “kul” nhất, 2 là ý tưởng kém hơn và 3 là ý tưởng đuối nhất, bạn sẽ sắp xếp thứ tự thuyết trình thế nào? Đây là vấn đề rất hay bị coi nhẹ dẫn đến các “đội hình” sau:

1. 1-2-3: Khách hàng sẽ có ấn tượng đầu tiên nhưng càng về sau, họ sẽ có cảm giác các ý tưởng của bạn đang xìu dần.

2. 3-2-1: Càng lúc ý tưởng càng “lên đô” nhưng bạn lại mất ấn tượng ban đầu, không “Open strong” (Xem tip 2).

Giải pháp tốt nhất là dàn trận 1-3-2. Bạn sẽ tạo ấn tượng ban đầu tốt đồng thời ý tưởng cuối cùng cũng không phải là quá tệ. Khách hàng sẽ không cảm thấy bạn “xuống sức” mà chỉ là ý tưởng của bạn đa dạng mà thôi.

Ví dụ nhỏ trên để nhắc bạn phải lưu ý thứ tự các vấn đề bạn muốn đề cập trong proposal. Giấu sát thủ đến phút cuối hoặc để lộ diện ngay từ đầu rồi từ từ rượt đuổi đều tạo nên những câu chuyện trinh thám có sức hấp dẫn và ý nghĩa hoàn toàn khác. Bạn nào còn lùng bùng chỗ này thì lật Conan xem lại giùm TYM.

TIP 5/5: NAVIGATION

Một proposal tốt sẽ luôn cho người xem biết họ đang ở đâu, như một bản đồ đơn giản và rõ ràng “You are here”. Với một navigation bar (thanh định hướng), người nghe sẽ biết họ đang theo dõi đến phần nào của câu chuyện.

VD 1 – Giới thiệu có tất cả là 3 giai đoạn sẽ được trình bày và bạn đang nghe các hoạt động trong giai đạon Pre-launch:

Photobucket

VD 2: Chúng ta sẽ bắt đầu với Phase 1 từ tháng 6 đến 8, còn phần Phase 2 thì được cho mờ đi để hướng toàn bộ sự tập trung vào Phase 1

Photobucket

Tương tự khi qua Phase 2 thì Phase 1 sẽ được mờ đi:

Photobucket

VD 3 – Nếu không có phần navigation ở bên trái, chắc chắn là người xem sẽ “rối lông” giữa mê hồn trận 10 nội dung dày đặc thế này. Các bạn lưu ý về cách trình bày luôn nhé, đến đâu thì sẽ highlight xanh (màu của thương hiệu) đến đó, như là đang duyệt một website vậy:

Photobucket

VD 4 – Đơn giản nhưng hiệu quả

Photobucket

VD 5 – Ngoài ra navigation còn có thể giúp bạn nhấn mạnh từng ý chính. Ví dụ dưới là 4 điểm chính lần lượt xuất hiện và sáng hơn so với các ý đã nói qua:

Photobucket

Photobucket

VD 6:

Photobucket

Photobucket

Photobucket

VD 7 – Một navigation đòi hỏi khả năng thiết kế khá cao:
Photobucket

Photobucket

Photobucket

Vài slide trên chắc đã cho bạn nhiều cảm hứng cũng như ý tưởng cho các slide tổng kết của mình. Nếu bạn vẫn chưa thỏa mãn thì đây là cách TYM tìm ý tưởng cho mình: Tìm google với từ khóa “Navigation menu”, “Navigation webiste”, “Best website navigation”… để tìm đến các website có thanh điều hướng đẹp, sáng tạo. Sau đó tha hồ áp dụng cho bài thuyết trình của mình, chẳng hạn như bài viết dưới (click trái vào hình):

Photobucket

Hoặc để ý các quyển sách hay ebook có navigation tốt:

Photobucket

Tùy vào nội dung cũng như sự sáng tạo, hãy cố gắng cung cấp cho người xem sự định hướng khi theo dõi proposal của bạn. Đặc biệt là khi proposal đó được gởi lên các “bề trên” thì navigation sẽ góp một phần không nhỏ vào việc họ có hiểu ý tưởng và có cảm tình với proposal thân thiện của bạn không. Làm proposal vừa hao não trái vừa mòn não phải bạn hỉ?

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s